Mengelola sistem kerja 3 shift di pabrik tidaklah mudah. Salah satu tantangan terbesarnya adalah ketika tiba periode untuk menghitung lembur shift pabrik yang sesuai aturan dan tetap akurat.
Di atas kertas, menghitung lembur memang terlihat sederhana. Tapi ketika karyawan sudah ratusan dengan jam lembur berbeda-beda maka prosesnya bisa jadi masalah bagi yang mengelola.
Jika Anda sedang mencari cara hitung lembur shift pabrik yang benar sesuai regulasi terbaru, artikel ini akan membantu Anda memahami dasar hukum, rumus, dan tips untuk menyelesaikan prosesnya dengan mudah.
Ketentuan Waktu Lembur Sesuai UU Cipta Kerja
Sebelum menghitung, Anda harus memahami dulu batas waktu lembur sesuai Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 35 Tahun 2021 Tentang Perjanjian Kerja Waktu Tertentu, Alih Daya, Waktu Kerja dan Waktu Istirahat, serta Pemutusan Hubungan Kerja.
Pemerintah dalam UU Cipta Kerja membatasi waktu kerja bagi karyawan menjadi 40 jam dalam seminggu, dengan rincian:
- 7 jam sehari untuk 6 hari kerja dalam seminggu
- 8 jam sehari untuk 5 hari kerja dalam seminggu
Jika pekerja, termasuk karyawan shift pabrik, bekerja melebihi jam tersebut, maka dihitung sebagai lembur. Adapun ketentuan waktu lembur yang diatur adalah sebagai berikut:
- Maksimal 4 jam dalam satu hari dan 18 jam dalam satu minggu
- Ketentuan tersebut tidak berlaku untuk kerja lembur yang dilakukan pada waktu istirahat mingguan atau hari libur resmi.
Ketentuan Upah Lembur
Tak hanya mengatur batas waktu lembur, pemerintah juga mewajibkan perusahaan membayar upah apabila mempekerjakan karyawan di luar batas jam kerja yang ada.
Lantas, berapa ketentuan upah lembur yang diatur pemerintah?
1. Lembur Hari Kerja Biasa
- Jam pertama = 1,5 kali upah sejam
- Jam berikutnya = 2 kali upah sejam
2. Lembur Hari Libur / Istirahat Mingguan (6 Hari Kerja)
- Jam ke-1–7 =2 kali upah sejam
- Jam ke-8 = 3 kali upah sejam
- Jam ke-9–11 = 4 kali upah sejam
Namun, jika hari libur jatuh pada hari kerja terpendek, maka ketentuan upah menjadi:
- Jam ke-1–5 = 2 kali upah sejam
- Jam ke-6 = 3 kali upah sejam
- Jam ke-7–9 = 4 kali upah sejam
Rumus Cara Hitung Lembur Shift Pabrik
Sebelum memproses penggajian dengan segala variabelnya, Anda harus memahami dulu perhitungan lembur bagi karyawan. Berikut adalah cara hitung lembur shift pabrik sesuai kebijakan yang ditetapkan pemerintah:
1. Menghitung Upah Sejam
Upah sejam = 1/173 × Upah sebulan
Angka 173 di sini dihitung karena ditetapkan sebagai standar rata-rata jam kerja dalam satu bulan.
2. Dasar Perhitungan Upah Lembur
Berdasarkan Pasal 32 ayat (3) dan (4) (PP) Nomor 35 Tahun 2021 disebutkan bahwa, “Dalam hal komponen Upah terdiri dari Upah pokok dan tunjangan tetap maka dasar perhitungan Upah Kerja Lembur l00% (seratus persen) dari Upah. Dalam hal komponen Upah terdiri dari Upah pokok, tunjangan tetap, dan tunjangan tidak tetap, apabila Upah pokok ditambah tunjangan tetap lebih kecil dari 75% (tujuh puluh lima persen) keseluruhan Upah maka dasar perhitungan Upah Kerja Lembur sama dengan 75% (tujuh puluh lima persen) dari keseluruhan Upah.”
Dari ketentuan tersebut, singkatnya dasar perhitungan upah lembur dihitung sebagai berikut:
- Jika terdiri dari gaji pokok + tunjangan tetap maka dasar perhitungan 100% dari total upah
- Jika ada tunjangan tidak tetap dan gaji pokok + tunjangan tetap < 75% total upah maka dasar perhitungan = 75% dari total upah.
3. Jika Upah Harian
Lantas, bagaimana dengan pekerja yang dibayar harian?
Dalam ketentuan yang sama, disebutkan bahwa untuk pekerja dengan upah harian akan dihitung sebagai berikut:
- 6 hari kerja = Upah harian × 25
- 5 hari kerja = Upah harian × 21
Jika upahnya berbasis hasil maka gunakan rata-rata 12 bulan terakhir. Sementara itu, jika lebih rendah dari UMP maka gunakan UMP sebagai dasar perhitungan.
Contoh Perhitungan Upah Lembur
Supaya lebih paham, simak contoh perhitungan upah lembur berikut.
Bayangkan seseorang dengan gaji bulanan Rp5.000.000 diharuskan lembur selama 3 jam di satu hari kerja. Perhitungan upah sejamnya ada di angka Rp28.901, berikut adalah rincian perhitungannya.
Gaji bulanan = Rp5.000.000
Upah sejam = 1/173 × 5.000.000 = Rp28.901
Jika lembur 3 jam di hari kerja, maka:
Jam pertama → 1,5 × 28.901 = Rp43.351
Jam kedua → 2 × 28.901 = Rp57.802
Jam ketiga → 2 × 28.901 = Rp57.802
Total lembur = Rp158.955
Sekilas memang perhitungannya terlihat mudah, namun bayangkan jika perhitungan seperti ini harus dikerjakan untuk 150 karyawan setiap bulan. Yakin masih sanggup dilakukan secara manual?
Tips Mudah Hitung Lembur Karyawan
Menghitung manual memang masih bisa dilakukan jika karyawan sedikit. Namun ketika sudah ratusan dengan sistem 3 shift aktif dan lemburan yang berubah-ubah, tentu jadi masalah.
Namun jangan khawatir. Berikut adalah lima tips yang bisa dicoba agar proses perhitungan lembur jadi lebih aman:
1. Gunakan Template Standar Perhitungan
Pastikan rumus Excel yang digunakan sudah sesuai dengan PP No. 35 Tahun 2021, di mana tarif lembur jam pertama 1,5 kali upah sejam dan jam berikutnya 2 kali harus benar-benar diterapkan.
Penting untuk diingat bahwa untuk lembur di hari libur perhitungannya jadi berbeda. Pastikan untuk selalu menghitung lembur karyawan sesuai dengan kebijakan terbaru yang berlaku.
2. Pisahkan Data Shift & Lembur
Sering kali HR mencampur data absensi reguler dengan lembur dalam satu sheet. Padahal hal ini bisa menimbulkan kebingungan hingga rentan human error.
Untuk perhitungan yang lebih jelas dan terstruktur, pastikan data dipisah agar mudah dilacak dan diaudit.
3. Review Data Sebelum Payroll
Sebelum proses penggajian, jangan lupa untuk melakukan pengecekan ulang terhadap jam kerja ter-update dan pengajuan lembur. Pastikan tidak ada lembur yang terlewat atau tercatat double.
4. Update Dasar Perhitungan Secara Berkala
Aturan mengenai perhitungan lembur, penggajian, dan UMP bisa berubah-ubah. Pastikan dasar perhitungan lembur selalu mengikuti aturan terbaru agar tidak terjadi kesalahan pembayaran.
5. Gunakan Sistem Payroll Otomatis
Sebagai solusi cerdas, ini merupakan langkah paling krusial untuk perusahaan skala besar. Sistem payroll otomatis dapat menghitung jam lembur secara otomatis, mengikuti tarif sesuai regulasi, mengintegrasikan data absensi dan payroll, serta menghitung PPh21 tanpa input ulang manual.
Dengan sistem ini, proses kerja HR dan finance dapat dilakukan lebih efisien dan minim kesalahan.
Absenly: Solusi Otomatis untuk Hitung Lembur Shift Pabrik
Untuk menjawab masalah perhitungan lembur yang menghantui Anda setiap bulan, sistem Absenly hadir sebagai solusi cerdas yang tidak hanya membantu rekap absensi karyawan, namun juga:
- Menghitung jam lembur otomatis sesuai regulasi
- Data lembur terintegrasi langsung ke sistem payroll
- Mencatat dan mengatur jadwal shift secara otomatis
- Menghitung PPh21 tanpa perlu rekap manual
- Mencatat slip gaji otomatis dan bisa diakses karyawan
Fitur-fitur ini membantu Anda agar tidak lagi menghitung komponen gaji satu per satu di Excel karena seluruh data absensi, lembur, payroll, hingga slip gaji sudah terpusat di sistem Absenly yang saling terintegrasi.
Jika saat ini Anda masih mengandalkan perhitungan manual dan mulai merasa prosesnya berat, mungkin ini saatnya mempertimbangkan untuk beralih ke sistem otomatis milik Absenly.
Klik Ajukan Demo Sekarang untuk melihat bagaimana sistem ini bekerja otomatis dalam menghitung lembur yang langsung terintegrasi ke payroll.
